Guia de Demissão Legal: Como Demitir um Funcionário nos EUA Sem Processos Judiciais

Demitir um funcionário americano é uma das ações com maiores consequências legais que um empregador internacional pode tomar. Se feita corretamente, você protege seu negócio, preserva sua reputação e segue em frente.

Se você errar, poderá enfrentar um processo por demissão injusta, cujo custo de defesa, somente na fase de instrução processual, varia entre US$ 75,000 e US$ 125,000, antes de qualquer acordo ou indenização, de acordo com uma análise da legislação trabalhista publicada pela Workforce.com e confirmada por diversas fontes jurídicas.

Para empresas em expansão a partir da Europa, do Reino Unido ou de outros países, o processo de rescisão de contrato de trabalho nos EUA representa um choque cultural. Nos Estados Unidos, a demissão geralmente exige justificativas documentadas, aviso prévio e procedimentos estruturados. Nos EUA, a doutrina do emprego por prazo indeterminado permite, tecnicamente, o término do vínculo empregatício a qualquer momento e por qualquer motivo legal. No entanto, essa flexibilidade vem acompanhada de uma complexa rede de exigências federais e estaduais que podem gerar responsabilidades significativas caso não sejam seguidas rigorosamente.

Desde a nossa fundação em Boston, a Foothold America tem ajudado centenas de empresas internacionais a estabelecer e gerenciar operações de emprego nos EUA. Nossos consultores trabalham com empresas europeias, britânicas e globais em todas as etapas do ciclo de vida do emprego, incluindo rescisões contratuais. Este guia reflete o que observamos na prática com clientes internacionais que estão navegando pelo sistema americano pela primeira vez.

Este guia foi escrito especificamente para empregadores internacionais que gerenciam funcionários nos EUA. Ele aborda os requisitos legais, os critérios de avaliação dos tribunais e as medidas práticas que protegem você de processos judiciais.

Este guia tem caráter meramente informativo e não constitui aconselhamento jurídico. A Foothold America não é um escritório de advocacia. Consulte sempre um advogado trabalhista qualificado nos EUA antes de demitir um funcionário, especialmente em situações complexas.

Entendendo o emprego por prazo indeterminado e seus limites

O fundamento da legislação trabalhista dos EUA é o doutrina do emprego por prazo indeterminadoEm 49 dos 50 estados dos EUA, tanto o empregador quanto o empregado podem rescindir o contrato de trabalho a qualquer momento, por qualquer motivo ou sem motivo algum, desde que o motivo não seja ilegal. Montana é a única exceção: de acordo com a Lei de Demissão Indevida de Montana (WDEA), após o término do período probatório (seis meses por lei, a menos que o empregador especifique o contrário), a rescisão exige justa causa.

O emprego por prazo indeterminado oferece aos empregadores internacionais uma flexibilidade com a qual não estão acostumados em seus países de origem. Mas isso não significa que você pode demitir alguém por qualquer motivo. As exceções significativas à doutrina do emprego por prazo indeterminado são a origem da maioria dos processos por demissão injusta.

Motivos ilegais para demissão incluem:

• Discriminação com base em características protegidas: raça, cor, origem nacional, sexo, religião, idade (40 anos ou mais), deficiência ou informações genéticas. Título VII da Lei dos Direitos Civis, Americans with Disabilities Act (ADA), e a Lei de Discriminação de Idade no Emprego (ADEA)
• Retaliação por apresentar uma queixa de discriminação, denunciar violações de segurança no local de trabalho, exercer direitos ao abrigo da FLSA ou denunciar irregularidades.
• Rescisão contratual em violação de contrato de trabalho por escrito, carta de oferta ou manual do empregado que implique segurança no emprego.
• Violações da política pública estadual, como demitir um funcionário por servir como jurado ou por se recusar a cometer um ato ilegal.

Para uma análise completa do emprego por prazo indeterminado e suas aplicações específicas em cada estado, leia nosso guia sobre emprego por prazo indeterminado para empresas estrangeiras.

Passo 1: Crie um registro documental antes de encerrar o contrato.

A coisa mais importante que você pode fazer antes de demitir um funcionário nos EUA é documentar tudo. Advogados trabalhistas e tribunais não buscam provas de que você tinha um motivo para demitir alguém. Eles buscam provas de que o motivo era consistente, não discriminatório e aplicado de forma justa.

A documentação que o protege inclui:

• Revisões de desempenho que reflitam com precisão os problemas de desempenho ao longo do tempo, e não avaliações infladas que contradigam o motivo da rescisão.
• Avisos por escrito que indiquem claramente o problema de desempenho ou conduta, a melhoria necessária, o cronograma e a consequência da falha em melhorar.
• Um Plano de Melhoria de Desempenho (PIP) para rescisões baseadas em desempenho, oferecendo ao funcionário uma oportunidade estruturada para atender às expectativas.
• Registros de disciplina progressivaAdvertência verbal, advertência por escrito, advertência final e demissão por problemas de conduta.
• Aplicação consistente: evidências de que condutas ou problemas de desempenho semelhantes foram tratados da mesma forma para outros funcionários

"O erro mais comum que observamos em empresas internacionais é a discrepância entre o que a avaliação de desempenho indica e o que de fato levou à demissão.", diz Angélique Soulet-Bangurah, PHR, Chefe de Serviços de Empregador Registrado na Foothold America. “Se a avaliação final diz "atende às expectativas" e você demite alguém um mês depois, você tem um problema. A documentação precisa corroborar a decisão."

Um alerta importante para empresas internacionais: a legislação trabalhista dos EUA não exige um plano de melhoria de desempenho antes da rescisão do contrato de trabalho na maioria dos casos. No entanto, os tribunais consideram os planos de melhoria de desempenho e as medidas disciplinares progressivas como evidência de boa-fé. Ignorar essas etapas não é ilegal, apenas mais arriscado.

Para obter orientações completas sobre o que o manual do funcionário deve e não deve prometer, leia nosso blog sobre Elementos essenciais do manual do funcionário para RH em vários estados dos EUA.

Etapa 2: Confirme se a decisão de rescisão é legalmente defensável.

Antes de agendar a reunião de rescisão, reflita sobre estas perguntas. Se alguma resposta lhe causar dúvidas, consulte um advogado trabalhista americano antes de prosseguir.

Verifique se há sinais de alerta:

• O funcionário apresentou recentemente uma queixa de discriminação ou assédio, ou participou de uma investigação? Demiti-lo agora configura uma alegação de retaliação.
• O funcionário tirou recentemente licença médica familiar (FMLA), licença-maternidade ou outra licença legalmente protegida? O momento da licença é importante. Os tribunais consideram a proximidade entre a atividade protegida e a rescisão do contrato.
• O funcionário tem mais de 40 anos? As ações por discriminação por idade, com base na Lei de Discriminação por Idade no Emprego (ADEA), estão entre as mais comuns por demissão injusta.
• O funcionário apresentou recentemente uma queixa salarial ou relacionada a salários? Demiti-lo agora acarretará em análise de acordo com a Lei de Normas Justas do Trabalho (FLSA).
• Você está tratando esse funcionário de forma consistente com a maneira como lidou com situações semelhantes envolvendo outros funcionários de diferentes raças, gêneros ou origens?

Se o funcionário pertence a uma classe protegida e esteve recentemente envolvido em uma atividade protegida, isso não significa que você não possa demiti-lo. Significa que você precisa de uma documentação particularmente robusta e que a justificativa comercial esteja bem fundamentada.

Etapa 3: Conduza a reunião de rescisão corretamente.

A reunião de rescisão de contrato é onde os empregadores internacionais mais frequentemente cometem erros dispendiosos, particularmente aqueles provenientes de culturas onde a franqueza é valorizada e as conversas difíceis são conduzidas de forma diferente do que nos EUA.

Os princípios fundamentais de uma reunião de rescisão contratual legalmente defensável:

• Tenha uma testemunha presente. Essa pessoa deve ser um membro do RH ou um gerente sênior que não seja o gerente direto. A testemunha protege você de disputas do tipo "palavra contra palavra" sobre o que foi dito ou prometido.
• Seja breve e objetivo. A decisão foi tomada. Exponha o motivo de forma clara e concisa. Não entre em debates sobre os méritos ou questione o desempenho do funcionário durante a reunião.
• Não peça desculpas em excesso nem sugira que a decisão possa ser revista. Isso gera confusão e pode ser usado contra você.
• Não encerre o expediente na sexta-feira à tarde. Essa é uma prática comum, mas impede que os funcionários acessem suporte durante o fim de semana e tende a agravar a situação emocionalmente. Demissões no meio da semana geralmente são melhor administradas.
• Tenha toda a documentação pronta.A carta de rescisão, informações sobre o pagamento final, aviso COBRA (quando aplicável) e qualquer acordo de rescisão que o funcionário possa receber.

Indique o motivo da rescisão, mas seja conciso. "Seu contrato de trabalho está sendo rescindido devido a [motivo específico, por exemplo, desempenho abaixo do esperado, conforme estabelecido em seu plano de melhoria de desempenho]". Não é necessário fornecer uma justificativa detalhada, e explicações longas aumentam o risco de inconsistências.

Passo 4: Entenda suas obrigações referentes ao pagamento do seu salário final.

É aqui que os empregadores internacionais frequentemente enfrentam violações de conformidade, porque as regras variam significativamente de estado para estado e não há um prazo federal único além do que a Lei de Normas Justas de Trabalho (FLSA) exige.

Requisitos para o pagamento final, de acordo com a situação:

Fonte: Orientações do Departamento do Trabalho de cada estado. Os requisitos estão sujeitos a alterações; consulte um advogado trabalhista dos EUA para obter informações específicas sobre o seu estado.

O último pagamento deve incluir todos os salários devidos, mas ainda não pagos, quaisquer férias acumuladas e não utilizadas (onde a legislação estadual exige o pagamento), comissões recebidas e horas extras. Na Califórnia, Massachusetts e vários outros estados, as férias acumuladas são consideradas salário devido e devem ser pagas no momento da rescisão do contrato. Nem todos os estados exigem isso.

Reter o pagamento final, mesmo que brevemente, para recuperar bens da empresa ou como forma de pressão, acarreta sérios riscos legais. Na Califórnia, por exemplo, empregadores que atrasam intencionalmente o pagamento final estão sujeitos a uma multa equivalente a um dia de salário por cada dia de atraso, até um máximo de 30 dias.

Nosso guia sobre Leis de indenização por rescisão contratual nos EUA e requisitos estaduais Abrange o que você é obrigado a pagar e o que não é obrigado a pagar além do último salário.

Etapa 5: Emitir o Aviso COBRA

Se sua empresa tiver 20 ou mais funcionários e oferecer plano de saúde coletivo, a legislação federal exige que você notifique os funcionários demitidos sobre o direito deles de continuar com a cobertura de saúde. COBRA (a Lei de Reconciliação Orçamentária Consolidada). 

O cronograma funciona em duas etapas: o empregador deve notificar o administrador do plano em até 30 dias após o evento qualificador, e o administrador do plano tem então 14 dias para enviar o aviso de opção ao funcionário. Se o empregador também for o administrador do plano, o prazo total é de 44 dias a partir do evento qualificador. As diretrizes completas estão publicadas em [link para o documento/documento/documento]. Guia do empregador do Departamento do Trabalho dos EUA sobre o COBRA.

A lei COBRA permite que ex-funcionários mantenham o mesmo plano de saúde por até 18 meses, mas por conta própria, além de uma taxa administrativa de 2%. A falta de notificação da COBRA dentro do prazo pode sujeitar a empresa a multas de até US$ 110 por dia por beneficiário afetado, conforme a lei ERISA, além de possível processo judicial por parte do ex-funcionário.

Alguns estados têm suas próprias leis de cobertura continuada que se aplicam a empregadores menores. O programa Cal-COBRA da Califórnia se aplica a empregadores com apenas 2 funcionários. Nova York, Nova Jersey e vários outros estados têm programas equivalentes. As regras variam, portanto, confirme quais requisitos se aplicam nos estados onde você tem funcionários.

Para uma explicação completa de como o COBRA funciona, leia nosso blog sobre O que é COBRA?.

Passo 6: Lide com a rescisão contratual com cuidado, caso esteja oferecendo-a.

Não existe lei federal que obrigue o pagamento de indenização por rescisão de contrato. A maioria dos empregadores internacionais se surpreende com isso. De acordo com a legislação americana, a indenização por rescisão é discricionária, a menos que seu contrato de trabalho, manual do funcionário ou política interna da empresa estabeleça essa expectativa.

Dito isso, muitas empresas oferecem indenização por rescisão contratual por diversos motivos práticos: para facilitar a transição, para manter o bom relacionamento ou, mais comumente, para obter um acordo por escrito. acordo de separação Isso inclui uma renúncia de direitos.

Se você solicitar ao funcionário que assine um termo de quitação de direitos em troca da indenização por rescisão, a legislação federal possui requisitos específicos. Lei de Proteção de Benefícios para Trabalhadores Idosos (OWBPA), Conforme explicado pela EEOC:

• Funcionários com mais de 40 anos É necessário conceder um prazo mínimo de 21 dias para que os interessados ​​analisem o acordo (45 dias se a rescisão fizer parte de uma demissão em massa) e 7 dias para que revoguem a assinatura após a mesma.
• O comunicado deve fazer referência específica aos direitos previstos na Lei de Discriminação por Idade no Emprego (Age Discrimination in Employment Act).
• O funcionário deve ser avisado por escrito para consultar um advogado.

O não cumprimento dos requisitos da OWBPA torna o termo de quitação inexequível. O funcionário poderia assiná-lo, receber a indenização e ainda assim processá-lo por discriminação por idade.

Para requisitos de indenização específicos de cada estado, especialmente em casos de demissões em massa, leia nosso guia sobre Leis de indenização por rescisão de contrato nos EUA.

Passo 7: Conheça a Lei WARN se estiver realizando múltiplas demissões.

Se você estiver demitindo vários funcionários ao mesmo tempo, o governo federal Ato de AVISO (A Lei de Notificação de Ajuste e Retreinamento de Trabalhadores) pode ser aplicável. Diretrizes do Departamento do Trabalho dos EUA sobre a Lei WARN Confirma que os empregadores com 100 ou mais funcionários em tempo integral devem fornecer um aviso prévio por escrito de 60 dias aos funcionários afetados, às agências estaduais e às autoridades governamentais locais antes de:

• O encerramento de uma fábrica que afeta 50 ou mais funcionários, ou
• Uma demissão em massa que afeta 500 ou mais funcionários, ou de 50 a 499 funcionários se isso representar pelo menos 33% da força de trabalho.

Diversos estados possuem suas próprias leis WARN com limites mais baixos e prazos de notificação mais longos:

• CalifórniaAplica-se a empregadores com 75 ou mais funcionários; requer aviso prévio de 60 dias.
• New York: exige aviso prévio de 90 dias; aplica-se a empregadores com 50 ou mais funcionários
• New JerseyExige aviso prévio de 60 dias, além de indenização obrigatória, para demissões em massa qualificadas.

Os empregadores que violarem a Lei WARN estão sujeitos ao pagamento de até 60 dias de salários e benefícios retroativos por funcionário afetado. As penalidades estaduais são adicionais e separadas.

Os erros mais comuns cometidos por empregadores internacionais

A Foothold America trabalha com empresas internacionais em todas as etapas do ciclo de emprego nos EUA. Estes são os erros de rescisão que vemos com mais frequência e os que mais invariavelmente resultam em litígios.

1. Rescisão sem documentação Agir com base na flexibilidade do contrato de trabalho sem deixar registros por escrito é o caminho mais rápido para uma ação por demissão injusta. Os tribunais priorizam a documentação.
2. Programar uma rescisão muito próxima de um evento protegido Demitir alguém uma semana depois dessa pessoa ter apresentado uma queixa ao RH, retornado da licença médica ou levantado uma disputa salarial pode parecer retaliatório, mesmo quando não é. O momento da demissão é que cria a narrativa.
3. Tratar o funcionário demitido de forma diferente dos demais. Se um gerente ignorou a mesma conduta em outros funcionários, demitir um funcionário por esse motivo, especialmente se esse funcionário pertencer a um grupo protegido, pode configurar uma alegação de discriminação.
4. Fazer promessas na reunião de rescisão. “Vamos lhe dar uma boa carta de recomendação”, “Isso não tem nada a ver com o seu desempenho” e “A vaga pode voltar” são todas afirmações que podem gerar responsabilidade legal. Mantenha a reunião breve e objetiva.
5. Receber o pagamento final errado O atraso no pagamento, o não pagamento de férias acumuladas ou a retenção de salários por equipamentos não devolvidos criam uma reclamação salarial separada, além de qualquer reclamação por rescisão indevida.
6. Ignorando o aviso COBRA Empregadores internacionais frequentemente desconhecem a exigência de notificação COBRA. As penalidades por descumprimento dessa exigência são automáticas e significativas.

"Empresas internacionais costumam lidar com rescisões contratuais nos EUA da mesma forma que lidariam com elas em seus países de origem.", diz Laurie Spicer, Diretor de Expansão nos EUA da Foothold America. “O instinto é ser gentil, suavizar a mensagem, dizer coisas que pareçam de apoio. Mas nos EUA, o que você diz naquela reunião se torna prova. Passamos muito tempo treinando gerentes sobre o que dizer e o que não dizer antes da conversa acontecer."

Laurie Spicer, Diretora de Expansão nos EUA

O que acontece se você errar?

A defesa em um processo trabalhista, somente na fase de instrução processual, custa entre US$ 75,000 e US$ 125,000, segundo análise da legislação trabalhista da Workforce.com, antes de qualquer acordo ou veredicto do júri. Acordos por demissão injusta geralmente variam de US$ 5,000 a US$ 80,000, sendo que casos envolvendo discriminação ou retaliação frequentemente alcançam valores mais altos. Alguns veredictos de júri ultrapassam US$ 1 milhão.

Além dos riscos financeiros, as ações por demissão injusta atraem investigações da EEOC (Comissão de Igualdade de Oportunidades de Emprego), envolvimento de agências estaduais e o risco potencial de ações coletivas caso a conduta revele um padrão. Elas também prejudicam sua capacidade de recrutar e reter talentos nos EUA.

Para empresas internacionais, o cálculo é simples: o custo de uma rescisão contratual bem-sucedida é uma fração do custo de uma rescisão mal-sucedida.

Como a Foothold America apoia rescisões em conformidade com a lei

A Foothold America não é um escritório de advocacia e não oferece consultoria jurídica. O que fazemos é construir e manter a infraestrutura de RH que possibilita demissões em conformidade com a lei: cartas de emprego redigidas com linguagem padrão dos EUA, manuais do funcionário que não criam inadvertidamente promessas de segurança no emprego e suporte de RH que garante que a documentação seja mantida durante todo o ciclo de vida do funcionário.

Nossa equipe inclui profissionais com experiência direta em conformidade trabalhista nos EUA, operações de EOR (Employee of Register - Registro de Empresas) e consultoria de RH para empresas internacionais.

Angelique Soulet-Bangurah, PHR, Diretora de Serviços de EOR, possui certificação profissional em Recursos Humanos e gerencia as obrigações de conformidade do empregador para empresas internacionais que operam em vários estados dos EUA.

Laurie Spicer, Diretora de Expansão nos EUA, orientou centenas de empresas europeias sobre as realidades práticas e legais do emprego nos EUA.

Joanne Farquharson, presidente e CEO, tem mais de 30 anos de experiência assessorando pequenas e médias empresas em questões de conformidade com a legislação trabalhista dos EUA, seguros e gestão de riscos.

Se você gerencia funcionários por meio de nossa plataforma Empregador do serviço de registroNós cuidamos da infraestrutura de conformidade e conectamos você a advogados trabalhistas dos EUA quando as decisões de rescisão contratual exigem revisão jurídica.

Se você possui sua própria entidade nos EUA e gerencia funcionários diretamente por meio de nossa plataforma, PEO+ Suporte TransfronteiriçoNossa equipe de RH trabalha em conjunto com você para garantir que cada etapa do processo de rescisão seja documentada, realizada no prazo correto e juridicamente defensável.

Para dúvidas sobre como gerenciar a conformidade trabalhista nos EUA, contato Foothold America.

Este artigo tem caráter meramente informativo e não constitui aconselhamento jurídico, trabalhista ou de recursos humanos. A Foothold America não é um escritório de advocacia. Consulte um advogado trabalhista qualificado nos EUA para obter orientações específicas para sua situação e jurisdição.