Formulário I-9 e E-Verify: O Guia do Empregador para Empresas Internacionais

Todo empregador nos EUA deve preencher o Formulário I-9 para cada novo funcionário, incluindo cidadãos americanos. O funcionário preenche a Seção 1 até o primeiro dia de trabalho. A Seção 2 deve ser preenchida em até três dias úteis após esse primeiro dia. O E-Verify é um sistema separado, voluntário segundo a lei federal e obrigatório em diversos estados.

A maioria dos empregadores americanos que contratam um profissional pela primeira vez sabe da existência do formulário. O que os pega de surpresa é o prazo, o fato de não poderem solicitar documentos específicos e a necessidade de reverificação. Uma mudança nas regras em março de 2026 também eliminou a possibilidade de corrigir muitos pequenos erros gratuitamente.

O que é o Formulário I-9?

O Formulário I-9, Verificação de Elegibilidade para Emprego, registra que você verificou a identidade de um novo funcionário e seu direito de trabalhar nos Estados Unidos. Ele se aplica a todos os funcionários contratados nos EUA, incluindo cidadãos. Não há isenção para pequenas empresas nem isenção para a primeira contratação. Um funcionário nos EUA significa um Formulário I-9.

A versão atual é datada de 20/01/25 e expira em 31/05/2027. Os empregadores que utilizam sistemas eletrônicos do formulário I-9 eram obrigados a exibir a data de vencimento de 31/05/2027 até 31 de julho de 2026.

Que documentos vocês aceitam?

É aqui que a maioria dos empregadores internacionais erra, e vale a pena acertar em cheio.

O funcionário deve apresentar um documento da Lista A, ou um documento da Lista B mais um documento da Lista C. Nunca um documento da Lista A e um documento da Lista B ou C simultaneamente.

A escolha é do funcionário. Não sua.

Você também pode aceitar um recibo para um documento de substituição em casos específicos, geralmente válido por 90 dias. Recibos não podem ser usados ​​se o serviço durar menos de três dias úteis.

O que você não pode fazer ao verificar documentos

Você não pode dizer a um funcionário quais documentos ele deve trazer. Sua função é aceitar o que ele apresentar, desde que pareça razoavelmente autêntico e relacionado à pessoa.

Dois comportamentos causam a maior parte dos problemas:

1. Especificando documentos. Solicitar carteira de habilitação e cartão do Seguro Social não é uma instrução útil. Trata-se de uma prática documental injusta.
2. Documentação em excesso. Obter um Cartão de Residente Permanente e um Cartão de Segurança Social quando apenas o Cartão de Residente Permanente é suficiente.

Ambas as situações se enquadram na Seção 1324b da Lei de Imigração e Nacionalidade e são aplicadas pela Seção de Direitos dos Imigrantes e Empregados do Departamento de Justiça. A regra existe para impedir a discriminação com base na cidadania e se aplica mesmo quando o empregador está sendo cauteloso e não hostil. Nosso guia sobre o que os empregadores nos EUA podem e não podem perguntar durante a verificação de referências aborda o mesmo princípio na conversa de contratação.

Quanto tempo você tem para preencher o Formulário I-9?

O funcionário deve preencher a Seção 1 até o primeiro dia de trabalho remunerado. A Seção 2 deve ser preenchida em até três dias úteis após esse primeiro dia, sendo o primeiro dia considerado o primeiro dia de trabalho. Em um emprego com início na segunda-feira e horário de funcionamento de segunda a sexta, a Seção 2 deve ser entregue até quinta-feira.

Se a empresa funciona sete dias por semana, os fins de semana contam como dias úteis.

Você não pode pedir a alguém que preencha a Seção 1 antes que essa pessoa tenha aceitado uma oferta de emprego.

É possível examinar documentos por vídeo?

Somente se você estiver cadastrado no E-Verify e em situação regular. Empregadores que não estiverem cadastrados deverão examinar os documentos originais pessoalmente.

Os empregadores que se qualificam podem usar o procedimento alternativo. Este procedimento exige uma interação por vídeo ao vivo com o funcionário, que deverá ter em mãos os mesmos documentos mostrados nas cópias. É necessário manter cópias nítidas de ambos os lados de cada documento analisado e marcar o formulário para indicar que o procedimento alternativo foi utilizado. Além disso, o procedimento alternativo deve ser oferecido de forma consistente, e não de maneira seletiva com base na nacionalidade.

Isso é mais relevante para empregadores internacionais do que para os nacionais. Uma empresa do Reino Unido ou da Europa que contrata seu primeiro funcionário americano geralmente não tem ninguém no país para fazer uma verificação presencial. Se você não participa do E-Verify, suas opções são: um representante autorizado agindo em seu nome, o que o torna responsável por eventuais erros, ou enviar alguém ao local.

Suplemento A e Suplemento B, as partes que as pessoas sentem falta

Dois suplementos substituíram o que era a Seção 3, e ambos pegam de surpresa as empresas que preencheram o formulário inicial corretamente e depois se esqueceram do assunto.

O Suplemento A destina-se a um preparador ou tradutor que ajudou o funcionário a preencher a Seção 1.

O Suplemento B trata da reverificação e da recontratação, e é ele que cria obrigações contínuas:

• Reverificação. Quando a autorização de trabalho temporária de um funcionário estiver prestes a expirar, você deve verificá-la novamente até a data de vencimento. Se perder essa data, o funcionário estará trabalhando sem autorização documentada.
• Recontratar. Se um ex-funcionário retornar dentro de três anos a partir da data de preenchimento do formulário original, você poderá usar o Suplemento B em vez de começar tudo de novo. Após três anos, você deverá preencher um novo Formulário I-9.

O que você nunca deve verificar novamente:

• cidadãos dos EUA e nacionais não cidadãos
• Residentes permanentes legais com Cartão de Residente Permanente, incluindo aqueles que estão prestes a expirar.
• Qualquer documento de identidade da Lista B

Verificar novamente a situação de alguém que está isento não é uma mera formalidade. Pelo contrário, pode constituir discriminação nos termos da Lei de Imigração e Nacionalidade.

Como corrigir um erro no formulário I-9

Os erros são corrigidos, não ocultados. O método é importante, pois um formulário mal corrigido fica pior aos olhos do inspetor do que um formulário sem correções.

1. Risque a informação incorreta com uma única linha. Ela deve permanecer legível.
2. Escreva as informações corretas.
3. Assine e date a correção com hoje data.

Nunca use corretivo líquido. Nunca apague. Nunca retroceda a data. Somente o funcionário pode corrigir a Seção 1, portanto, um erro na Seção 1 retorna para ele em vez de ser corrigido pelo RH. O empregador corrige a Seção 2.

Correções documentadas de boa-fé contam a seu favor em uma inspeção. Um formulário que foi alterado para parecer intacto, não.

O que é o E-Verify e ele é obrigatório?

O E-Verify é um sistema online que compara as informações do Formulário I-9 com os registros do Departamento de Segurança Interna (DHS) e da Administração da Previdência Social. Ele funciona após o Formulário I-9, e não em substituição a ele.

Segundo a legislação federal, a adesão é voluntária para a maioria dos empregadores privados. Duas coisas, porém, prevalecem sobre essa regra:

• Contratos federais. A cláusula 52.222-54 do FAR exige que os contratados abrangidos se inscrevam no prazo de 30 dias corridos após a adjudicação do contrato. Essa exigência se estende a subcontratos acima de US$ 3,500 para serviços ou obras executados nos EUA.
• Lei Estadual. Diversos estados exigem isso de empregadores privados, independentemente de contratos federais.

Quais estados exigem o E-Verify?

Outros estados têm regras mais específicas que abrangem contratados públicos ou setores específicos, e mais leis são promulgadas a cada ano. Verifique o estado onde o funcionário realmente trabalha, não onde sua empresa está registrada.

Vale a pena conhecer a Flórida em detalhes, pois é um destino comum para empresas europeias. A lei SB 1718 entrou em vigor em 1º de julho de 2023 e abrange empregadores privados com 25 ou mais funcionários. As multas podem chegar a US$ 1,000 por dia, e três infrações em um período de 24 meses podem colocar em risco as licenças comerciais.

Como funciona o E-Verify?

Você cria um processo a partir do formulário I-9 preenchido até o terceiro dia útil após o início do trabalho remunerado do funcionário. O sistema retorna um de vários resultados.

O que é uma não confirmação provisória?

Uma incompatibilidade significa que as informações não correspondem aos registros governamentais. Isso não significa que a pessoa esteja impedida de trabalhar. As causas mais comuns são uma mudança de nome não comunicada, um erro de digitação ou um registro desatualizado.

Você deve notificar o funcionário em particular, entregar-lhe a Notificação de Ações Adicionais e deixar que ele decida se deseja contestar. Caso conteste, ele terá oito dias úteis federais a partir do encaminhamento para resolver a questão junto ao DHS ou à SSA.

Enquanto um processo estiver em andamento, você não pode demitir, suspender, reduzir a jornada de trabalho, reter pagamento ou atrasar treinamento. Agir prematuramente expõe você a uma violação do E-Verify e a uma alegação de discriminação simultaneamente. Somente uma Não Confirmação Final lhe dá motivos para agir.

Quais são as penalidades por preencher o Formulário I-9 incorretamente?

As multas por irregularidades na documentação variam de US$ 288 a US$ 2,861 por formulário, de acordo com o ajuste inflacionário publicado em 2 de janeiro de 2025. Esses valores ainda estavam vigentes na data de redação deste texto.

Empregar alguém sem autorização de trabalho, sabendo disso, custa mais caro:

O que dói é a matemática. Uma empresa com 100 formulários com erros pode ter que pagar entre US$ 28,800 e US$ 286,100 antes de considerar qualquer outra coisa.

O que mudou em março de 2026?

Em 16 de março de 2026, o ICE atualizou sua ficha informativa sobre a inspeção do Formulário I-9 e reclassificou mais de dez categorias de erros de técnicos para substanciais. Erros técnicos podem ser corrigidos em até dez dias úteis sem multa. Erros substanciais não podem.

Erros que agora acarretam penalidade imediata incluem:

• Data de nascimento do funcionário ausente
• Número A ou número USCIS ausente
• Faltar ao primeiro dia de trabalho.
• Informações incompletas nos documentos da Seção 2, mesmo quando cópias foram mantidas.
• Falhas na forma como o procedimento de exame remoto foi realizado.
• Lacunas no registro de auditoria em sistemas eletrônicos do formulário I-9

A solução gratuita para muitos erros comuns deixou de existir. Auditar seus próprios arquivos antes da chegada do ICE (Serviço de Imigração e Alfândega dos EUA) agora é a única maneira confiável de reduzir a exposição a problemas. Uma inspeção começa com uma Notificação de Inspeção, e você tem pelo menos três dias úteis para apresentar os formulários. Se uma multa for proposta, você tem 30 dias corridos para solicitar uma audiência.

Os cinco erros que vemos com mais frequência

1. Tratar isso como documentação para o prestador de serviços de folha de pagamento. O formulário I-9 é uma obrigação legal do empregador. Uma empresa terceirizada que processa a folha de pagamento não está fazendo isso por você. A diferença é explicada em nosso guia. Como funciona o Empregador Registrado.
2. Começar com alguém antes da Seção 1 existir. Integração remota A diferença de fusos horários faz com que seja fácil perder essa informação, e o prazo final não muda.
3. Esquecendo a reverificação. O formulário inicial é preenchido corretamente, a data de validade não entra no calendário de ninguém e, dezoito meses depois, a autorização expira.
4. Confundir autorização de trabalho com visto. A categoria do visto de um funcionário determina se ele pode trabalhar ou não. Os registros do formulário I-9 que você consultou.
5. Incorporar o formulário I-9 à verificação de antecedentes. Processos diferentes, regras diferentes. Executá-los em conjunto tende a gerar solicitações de documentos que não são permitidas. Veja Regras de verificação de antecedentes para empregadores nos EUA.

Quem preenche o formulário I-9 se você utiliza um Empregador Registrado?

O Empregador Registrado (EOR) é responsável por isso , pois é o empregador legal. Esse é o objetivo do modelo. O funcionário trabalha para você diariamente, e a entidade que assume a obrigação do Formulário I-9, a inscrição no E-Verify quando necessário e a responsabilidade pelas penalidades é o Empregador Registrado.

Para uma empresa que contrata seu primeiro ou segundo funcionário nos EUA , isso elimina o ponto de falha mais comum. Geralmente não há ninguém no país para examinar os documentos pessoalmente, e ninguém para monitorar o prazo de três dias. Também não há motivo para que uma equipe financeira do Reino Unido saiba que a Geórgia define seu limite de dez funcionários para o E-Verify, ou que um Cartão de Residente Permanente nunca deve ser reavaliado.