Sua empresa em Delaware não é suficiente | Onde você deve se registrar para contratar em todos os estados dos EUA

Sua subsidiária nos EUA está constituída em Delaware . Sua primeira contratação foi em Nova York, a segunda no Texas, e no mês passado seu Diretor de Vendas se mudou para a Flórida e perguntou se isso seria um problema.

Você disse a ela que não havia problema. Afinal, a empresa está registrada nos EUA.

Não está tudo bem, e o motivo de não estar tudo bem não tem nada a ver com Delaware. Tem a ver com uma característica do sistema americano que não tem equivalente na mentalidade de mercado único que a maioria das empresas europeias traz consigo: os Estados Unidos não são uma única jurisdição para fins trabalhistas. São cinquenta e uma.

Na Foothold America, essa é a lacuna de conformidade que mais frequentemente nos pedem para desvendar, geralmente dezoito meses após a primeira contratação de um funcionário de fora do estado, e normalmente quando alguém da área financeira percebe uma notificação de penalidade que não consegue explicar.

Contratar um funcionário em um estado significa que você precisa se registrar nesse estado?

Quase sempre sim, mas por dois motivos diferentes que as empresas costumam confundir, e apenas um deles é uma questão de julgamento.

Obrigação número um: registro de imposto sobre a folha de pagamento. Isso não é opcional e não há margem para discussão. No momento em que um funcionário realiza trabalho em um estado, você deve se registrar junto às autoridades fiscais e trabalhistas desse estado: uma conta de retenção na fonte , uma conta de seguro-desemprego e, em um número crescente de estados, uma conta de licença familiar remunerada. O imposto de renda estadual é retido com base no local onde o funcionário realiza o trabalho , e não onde seu escritório está localizado.

Segunda obrigação: qualificação estrangeira. Trata-se do registro junto à Secretaria de Estado para obter o direito de realizar negócios naquele local, e é uma avaliação baseada em fatos e circunstâncias, e não em uma regra fixa.

A armadilha reside no fato de que as empresas pesquisam a segunda obrigação, descobrem que ela é realmente discutível, concluem que nada é necessário e ignoram completamente a primeira, que nunca foi discutível.

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O que é uma qualificação estrangeira e o que a exige?

A qualificação estrangeira é o processo de registro de uma entidade constituída em um estado para operar em outro. "Estrangeira", neste contexto, significa fora do estado, e não de outro país. Uma empresa de Delaware é uma empresa estrangeira na Califórnia, exatamente como seria uma empresa alemã.

A maioria das leis estaduais define o que não é considerado válido, em vez do que é, portanto a análise funciona por eliminação. A Wolters Kluwer identifica cinco sinais de que você está realizando transações comerciais em um estado:

1. Um local físicocomo um escritório, armazém ou loja
2. Funcionários que trabalham no estado
3. Celebrar contratos vinculativos regularmente. lá
4. Reuniões regulares com clientes ou consumidores. no estado para conduzir negócios
5. Um fluxo de receita constante e significativo da atividade dentro do estado

Atividades que geralmente não se enquadram nos critérios de qualificação incluem possuir um imóvel sozinho, contratar prestadores de serviços independentes, conduzir negócios exclusivamente por telefone e e-mail e transações isoladas e pontuais.

Especificamente para um funcionário remoto, o teste consiste em verificar se as operações da empresa estão "localizadas" no estado ou se são meramente incidentais a uma atividade interestadual. As perguntas que importam são: qual a importância dessa pessoa para o negócio, qual a parcela da receita proveniente do seu trabalho e se ela se reúne com clientes no estado?

Na prática, um vendedor trabalhando em casa e atendendo clientes nesse estado é um forte indicador. Um engenheiro de back-office que nunca sai da sua mesa é um indicador mais fraco. Nenhuma das duas é uma suposição segura sem verificar o estado específico.

O que você precisa registrar ao contratar um funcionário em um novo estado?

Independentemente da resposta à questão da qualificação, a contratação em um novo estado cria uma lista fixa de registros. Estes não são discricionários:

• Conta de retenção de imposto de renda estadual, no estado onde o trabalho é realizado. Alguns estados não têm imposto de renda, e alguns têm acordos de reciprocidade com estados vizinhos, mas é melhor confirmar do que presumir.
• Conta do seguro-desemprego estadual (SUTA)Veja a regra de fornecimento abaixo.
• Cobertura de indenização trabalhista, exigido em quase todos os estados, e sua apólice atual não será automaticamente estendida a uma nova.
• Licença familiar e médica remunerada pelo Estado, onde houver um programa, incluindo Colorado, Minnesota, Delaware, Maine, Washington e Maryland a partir de 1º de janeiro de 2027.
• Seguro estadual de invalidez, na Califórnia, Havaí, Nova Jersey, Nova York e Rhode Island.
• Contas de impostos locais, visto que algumas cidades e condados cobram seus próprios impostos de renda ou sobre a folha de pagamento.

A regra de atribuição de fontes do seguro-desemprego

As contribuições para o seguro-desemprego são destinadas a um único estado por empregado , e não a vários. O teste de localização do Departamento do Trabalho é aplicado em ordem, parando no primeiro "sim" :

1. O serviço do funcionário está localizado em um único estado?
2. Caso contrário, eles prestam algum serviço no estado onde está localizada sua base de operações?
3. Caso contrário, eles desempenham alguma função no estado, dirigindo e controlando seu trabalho?
4. Caso contrário, eles prestam algum serviço no estado onde residem?

A retenção do imposto de renda segue regras completamente diferentes. É comum e correto que o seguro-desemprego de um funcionário seja pago a um estado enquanto o imposto de renda é retido em outro.

O que acontece se você não se cadastrar?

Existem três categorias de consequências, sendo a segunda a que tende a mudar opiniões.

Penalidades monetárias. Estas são definidas estado por estado, e o resumo das multas legais da Wolters Kluwer mostra a variação:

Diversos estados também aplicam multas a indivíduos pessoalmente. A Virgínia prevê indenizações de US$ 500 a US$ 5,000 para cada diretor, executivo ou funcionário que faça negócios no estado sabendo que a qualificação era exigida; Maryland trata isso como uma contravenção penal, com multas de até US$ 1,000.

A regra da porta fechada. Uma empresa estrangeira não qualificada geralmente não pode entrar com uma ação nos tribunais daquele estado até que se registre. Ela ainda pode ser processada. Essa assimetria é o verdadeiro risco: você pode ser levado ao tribunal por um cliente, mas não pode processar um cliente que se recusa a pagar, um fornecedor que descumpre o contrato ou um concorrente que infringe sua propriedade intelectual, pelo menos não até que se registre e quite as taxas atrasadas.

A maioria das empresas descobre isso exatamente no momento errado: quando finalmente precisam impor alguma medida.

Impostos atrasados, retroativos. O registro tardio não reinicia a contagem do prazo. Você continua responsável por taxas, multas e juros retroativos referentes a cada ano em que operou sem registro. E, crucialmente, não se registrar não isenta o imposto . O Conselho de Impostos de Franquia da Califórnia é explícito: uma corporação estrangeira que não se qualifica junto à Secretaria de Estado, mas opera na Califórnia, ainda está sujeita ao imposto de franquia . Toda corporação constituída, registrada ou que opera na Califórnia deve o imposto mínimo anual de franquia de US$ 800 , independentemente de ter ou não se registrado.

Permanecer sem registro implica assumir a responsabilidade sem ter o respaldo legal.

O que envolve, de fato, uma qualificação estrangeira?

O processo é amplamente consistente em todos os estados , embora as taxas e os formulários variem:

1. Verificação de disponibilidade de nome. Seu nome legal pode já estar em uso no estado de destino, caso em que você se qualifica para usar um nome fantasia, o que é uma surpresa comum para empresas internacionais cuja marca é exclusiva em seu país de origem.
2. Nomear um agente registrado com endereço físico nesse estado para receber intimações. Um Caixa postal não serve.E o mesmo acontece com a maioria dos modelos de escritório virtual.
3. Obtenha um certificado de regularidade. do seu estado de formação, documento que a maioria dos estados exige como comprovante antes de aprovar sua solicitação.
4. Apresente o pedido de Certificado de Autorização. com o Secretário de Estado.
5. Mantenha-o assim. Os relatórios e taxas anuais são devidos no estado onde você constituiu sua empresa. e todos os estados onde você se qualificou.

Esse último ponto é o que se acumula. Qualificar-se em seis estados significa seis agentes registrados, seis prazos para relatórios anuais e seis conjuntos de taxas, perpetuamente, até que você se retire formalmente.

Por que isso afeta principalmente as empresas internacionais?

Porque duas suposições razoáveis, ambas corretas em casa, estão erradas aqui.

A primeira é que a constituição de empresas é nacional. Uma empresa registrada na Irlanda pode empregar pessoas em toda a Irlanda. Uma empresa de Delaware é registrada em Delaware . A entidade é reconhecida nacionalmente, mas a autoridade para realizar negócios é concedida estado por estado. A popularidade de Delaware para constituição de empresas se deve à qualidade da legislação societária e dos tribunais, não ao alcance operacional. Isso não confere privilégios nos outros 49 estados.

Em segundo lugar, o trabalho remoto não depende da localização. Em grande parte da Europa, um funcionário trabalhando em casa em outra região raramente gera uma nova obrigação de registro para o empregador. Nos EUA, o escritório em casa de um funcionário é considerado uma presença comercial naquele estado para fins fiscais e, muitas vezes, também para fins de qualificação. É por isso que uma simples mudança de residência, como a do Diretor de Vendas para a Flórida, pode criar silenciosamente uma obrigação de conformidade que ninguém tenha declarado.

O resultado é um padrão familiar. A entidade é configurada corretamente. A primeira contratação , no próprio estado da entidade, é feita corretamente. Em seguida, as contratações se expandem para todo o país, o trabalho remoto dissemina a presença da empresa e ninguém refaz a análise. A exposição a riscos se acumula silenciosamente até que uma notificação de penalidade, uma auditoria ou uma fatura inexequível a revele.

Como evitar completamente o problema?

Existem três rotas, e a correta depende do seu nível de comprometimento com cada estado.

Qualifique-se em todos os estados onde você emprega. Seja correto, minucioso e exaustivo administrativamente. Isso faz sentido onde você tem presença real, ou seja, um escritório, uma equipe e receita significativa, e onde pretende permanecer.

Contrate por meio de um Empregador Registrado ( EOR ). O EOR é o empregador legal registrado naquele estado e já detém os registros, contas de folha de pagamento, cobertura de seguro de acidentes de trabalho e inscrições em licenças remuneradas. Sua empresa não assume nenhuma obrigação de registro naquele estado, pois não é a empregadora lá. Para testar um mercado, para uma única contratação remota ou para um estado do qual você possa sair em até dois anos, essa geralmente é a solução mais adequada.

Use uma combinação. A maioria dos nossos clientes se qualifica nos dois ou três estados onde têm presença real e emprega por meio de um Empréstimo de Registro (EOR) em todos os outros. O teste é simples: se você não abriria um escritório naquele estado, provavelmente também não deveria assumir um registro permanente lá.

O que não é uma boa ideia é não fazer nada e esperar que o estado do funcionário nunca perceba. Os registros que mais importam, como o de retenção na fonte e o de seguro-desemprego, são aqueles que o estado detecta automaticamente, pois o funcionário apresentará uma declaração de imposto de renda pessoal lá.

Como a Foothold America ajuda empresas internacionais a acertarem nesse ponto

Trabalhamos exclusivamente com empresas sediadas fora dos Estados Unidos, o que significa que a exposição a múltiplos estados é uma discussão que temos semanalmente, e não um caso isolado.

Iremos mapear onde você atualmente emprega pessoas, identificar em quais estados você está registrado e em quais não está, e informar claramente o custo para sanar cada lacuna. Quando a qualificação for a solução ideal, nosso serviço de Constituição e Gestão de Entidades cuida dos registros, do agente registrado e dos relatórios anuais, garantindo que nada seja perdido.

Onde não for necessário, nosso serviço de Empregador Registrado permite que você contrate em qualquer estado dos EUA sem precisar se registrar lá. Nós cuidamos dos registros, processamos a folha de pagamento e assumimos a responsabilidade pela conformidade. Empresas com sua própria entidade que desejam manter o vínculo empregatício direto podem usar o PEO+ para centralizar a administração de impostos sobre a folha de pagamento e seguro de acidentes de trabalho em vários estados.

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Outras leituras

• Guia de Registro de Empresas nos EUA