Empresas internacionais que se expandem para os Estados Unidos enfrentam uma rede cada vez mais complexa de regulamentações trabalhistas, mas poucas são tão mal compreendidas — ou tão potencialmente custosas — quanto as leis que proíbem a contratação de funcionários. Essas regulamentações de contratação com base em "chance justa" agora regem quando e como os empregadores podem consultar antecedentes criminais, afetando as estratégias de aquisição de talentos em 37 estados e mais de 150 cidades e condados em todo o país.
Para empregadores estrangeiros, a conformidade com as normas "ban the box" representa tanto uma obrigação legal significativa quanto uma vantagem competitiva inesperada. As empresas que dominam esses requisitos obtêm acesso a um conjunto maior de talentos, ao mesmo tempo em que se posicionam como empregadoras progressistas. Aquelas que os ignoram enfrentam penalidades cada vez maiores, exposição a litígios e oportunidades perdidas no cenário de emprego em constante evolução dos Estados Unidos.
Mais de quatro quintos da população dos EUA — mais de 267 milhões de pessoas — vivem em uma jurisdição com alguma forma de proibição de caixas ou política de oportunidade justa, tornando a conformidade inevitável para a maioria das empresas internacionais que buscam entrar no mercado americano.
Compreendendo o Ban-the-Box: O que os empregadores internacionais precisam saber
As políticas de "banir a caixa" surgiram da crença de que os empregadores deveriam considerar primeiro as qualificações de um candidato a emprego — sem o estigma de uma condenação ou registro de prisão. O termo surgiu da caixa de seleção presente nos formulários de emprego, que perguntava aos candidatos sobre seus antecedentes criminais.
Essas leis — também conhecidas como políticas de contratação de “chance justa” — alteram fundamentalmente os cronogramas tradicionais de contratação por meio de:
- Proibição de perguntas sobre antecedentes criminais em candidaturas iniciais a empregos
- Adiar as verificações de antecedentes para mais tarde no processo de contratação
- Exigir avaliações individualizadas quando antecedentes criminais são descobertos
- Tornar obrigatórios procedimentos específicos de notificação e resposta para decisões adversas de emprego
O emprego é um fator-chave na redução do risco de reincidência. As leis Ban the Box dão às pessoas com condenações criminais acesso a oportunidades de emprego mais equitativas, criando um conjunto mais amplo de talentos para empregadores dispostos a adotar práticas de contratação justas.
Requisitos Federais: Lei de Chance Justa de Competir por Empregos
O governo federal estabeleceu a estrutura por meio da Lei de Chance Justa de Competir por Empregos de 2019, que entrou em vigor em 20 de dezembro de 2021. O Fair Chance Act proíbe agências federais e contratados federais agindo em seu nome de solicitar que um candidato a emprego federal divulgue informações sobre antecedentes criminais antes que a agência faça uma oferta condicional de emprego a esse candidato.
Obrigações do contratante federal
A partir de 20 de dezembro de 2021, os contratados federais devem cumprir a Lei Federal de Chance Justa (FCA), que proíbe os contratados de perguntar sobre os antecedentes criminais de um candidato a emprego em certos casos nos estágios iniciais do processo de inscrição.
A lei se aplica a cargos "relacionados a" trabalhos sob contratos federais, embora essa definição continue a ser interpretada de forma ampla. Não está claro como determinar se o cargo deve executar trabalho "relacionado a" trabalhos sob o contrato federal. A FCA não define isso. Consequentemente, essa exigência resultou em uma interpretação ampla dos cargos abrangidos.
Principais isenções:
- Posições que exigem acesso a informações classificadas
- Deveres sensíveis de segurança nacional
- Funções de aplicação da lei federal
- Cargos de técnico militar com dupla função
Execução Federal
A conformidade com a FCA deve ser uma prioridade para contratantes federais atuais e futuros. A primeira violação da FCA pode resultar em uma advertência por escrito e na exigência de correção da violação, mas violações subsequentes podem ter consequências mais significativas. Por exemplo, de acordo com a FCA, o contratante pode ser considerado inelegível para receber contratos federais futuros e o governo pode suspender o pagamento por trabalhos concluídos em um contrato existente até que o contratante demonstre conformidade.
Implementação em nível estadual para empregadores privados
Quinze estados determinaram a remoção de perguntas sobre histórico de condenações de formulários de emprego para empregadores privados: Califórnia, Colorado, Connecticut, Havaí, Illinois, Maine, Maryland, Massachusetts, Minnesota, Nova Jersey, Novo México, Oregon, Rhode Island, Vermont e Washington.
Califórnia: A Jurisdição Mais Complexa
Califórnia Lei de Chance Justa representa uma das leis estaduais mais abrangentes que proíbem a utilização de caixas de seleção. A lei da Califórnia se aplica a empregadores com cinco ou mais funcionários e é uma das mais abrangentes do país. Os empregadores são proibidos de perguntar sobre os antecedentes criminais de um candidato até que uma oferta de emprego condicional seja feita.
Expansão do Condado de Los Angeles (2024): Os empregadores do Condado de Los Angeles com cinco ou mais funcionários em áreas não incorporadas do Condado de Los Angeles agora devem estar cientes dos requisitos adicionais sob a nova Portaria de Oportunidade Justa para Empregadores do Condado, a partir de 28 de março de 2024.
A portaria do condado exige linguagem específica em anúncios de emprego: uma declaração de que “candidatos qualificados com registros de prisão ou condenação serão considerados para emprego de acordo com a Portaria de Chance Justa do Condado de Los Angeles para Empregadores e a Lei de Chance Justa da Califórnia”.
Requisitos de conformidade multi-estaduais
Padrões de Avaliação Individualizados
Quando antecedentes criminais são descobertos após ofertas condicionais, a maioria das jurisdições exige avaliações individualizadas abrangentes, considerando:
- Natureza e gravidade da infração: Relação direta com as responsabilidades do trabalho
- Tempo decorrido: Tempo suficiente para reabilitação e mudança de comportamento
- Relação com o trabalho: Conexão essencial com as funções do cargo e necessidade do negócio
A Califórnia exige que os empregadores realizem uma avaliação individualizada e enviem um aviso de ação pré-adversa caso planejem rescindir a oferta devido a antecedentes criminais.
Procedimentos de Notificação e Resposta
Os requisitos de notificação prévia variam significativamente de acordo com a jurisdição. O Condado de Los Angeles exige que os candidatos tenham pelo menos dez dias úteis para (i) responder à notificação preliminar caso notifiquem o empregador de que contestam a precisão da verificação de antecedentes e estão tomando medidas para obter provas, ou (ii) apresentarem provas de reabilitação ou circunstâncias atenuantes oralmente em uma reunião entre o candidato e o empregador.
Orientação da EEOC e Estrutura Federal Antidiscriminação
O processo de Orientação de Aplicação da Comissão de Igualdade de Oportunidades de Emprego fornece contexto crítico para empregadores internacionais. A EEOC aplica o Título VII, que proíbe a discriminação no emprego com base em raça, cor, religião, sexo ou nacionalidade. Ter antecedentes criminais não é listado como base protegida no Título VII.
Preocupações com impactos díspares
Por exemplo, os empregadores não devem usar uma política ou prática que exclua pessoas com certos antecedentes criminais se a política ou prática prejudicar significativamente indivíduos de uma determinada raça, origem nacional ou outra característica protegida, e não prever com precisão quem será um funcionário responsável, confiável ou seguro.
Melhores práticas da EEOC para empregadores internacionais:
- Trate os candidatos com antecedentes criminais semelhantes de forma consistente
- Se você pedir informações sobre antecedentes criminais aos candidatos, considere esperar até mais tarde no processo de contratação para fazê-lo.
- Determinar como o histórico criminal do candidato se relaciona com os riscos e responsabilidades do trabalho
Execução e Penalidades: Realidade Financeira para Empresas Internacionais
Estrutura de penalidades da Califórnia
O Condado de Los Angeles autoriza o Departamento de Assuntos do Consumidor e Comerciais do Condado a investigar e aplicar multas de US$ 5 mil, US$ 10 mil e US$ 20 mil para cada violação progressiva desses requisitos. Além disso, litígios civis privados são expressamente autorizados.
Exemplos de aplicação corporativa
Em 2016, foi fundada a A Big Lots and Marshalls pagou multas substanciais totalizando US$ 195,000 Por violar a lei de proibição de caixas de Buffalo, incluindo perguntas sobre antecedentes criminais em seus formulários de emprego em suas lojas em Buffalo, a Big Lots concordou em pagar uma multa de US$ 100,000, enquanto a Marshalls pagou uma multa de US$ 95,000.
A investigação do Procurador-Geral do Estado de Nova York, Eric T. Schneiderman, constatou que ambas as varejistas distribuíram formulários de emprego que continham perguntas sobre os antecedentes criminais de potenciais candidatos em suas lojas em Buffalo. Além das penalidades financeiras, ambas as empresas concordaram em remover as perguntas sobre antecedentes criminais dos formulários de todas as suas lojas no estado de Nova York — a Big Lots, de 64 lojas, e a Marshalls, de 75.
Ambas as varejistas também concordaram em intensificar seus esforços para recrutar candidatos com antecedentes criminais, trabalhando com uma organização especializada em treinamento de trabalhadores que já estiveram presos. As empresas também foram obrigadas a implementar novas políticas, treinamentos e requisitos de relatórios ao Ministério Público.
Esta ação de execução demonstra os requisitos de conformidade em cascata que podem resultar de violações da proibição de caixas — o que começou como uma violação da lei local de Buffalo resultou em mudanças de políticas em todo o estado em 139 locais de lojas combinados e supervisão regulatória contínua.
Considerações específicas do setor para empresas internacionais
Empreiteiros Federais
As empresas internacionais que garantem contratos federais enfrentam obrigações de conformidade duplas, tanto no âmbito federal Lei de Chance Justa e leis estaduais/locais aplicáveis que proíbem a venda de caixas.
De acordo com a FCA, empregadores e contratados federais não podem fazer perguntas sobre prisões, indiciamentos, acusações criminais formais, sentenças ou registros lacrados ou expurgados em um formulário de inscrição ou durante o processo de entrevista. No entanto, existem exceções importantes para cargos que exigem acesso a informações confidenciais, funções de segurança nacional ou funções policiais.
Indústria de Serviços Financeiros
O setor de serviços financeiros sofreu mudanças significativas com a Lei de Contratação Justa no Setor Bancário (FHBA), sancionada em 23 de dezembro de 2022. A FHBA revisou substancialmente a Seção 19 da Lei Federal de Seguro de Depósitos para reduzir as barreiras de contratação no setor de serviços financeiros.
Anteriormente, a Seção 19 proibia indivíduos condenados por qualquer crime envolvendo desonestidade, abuso de confiança ou lavagem de dinheiro de trabalhar em instituições seguradas pela FDIC sem consentimento prévio por escrito. A FHBA criou diversas isenções importantes:
- Ofensas mais antigas:Certos delitos cometidos há mais de sete anos
- Infrações juvenis:Infrações cometidas por indivíduos com 21 anos ou menos
- Ofensas menores:Crimes de minimis com períodos mínimos de espera
- Posse de drogas:Posse simples de substâncias controladas
Como as penalidades por não conformidade são substanciais (incluindo multas de US$ 1,000,000 por dia), as instituições seguradas pelo FDIC devem revisar suas políticas e práticas para garantir a consideração da Seção 19 ao avaliar as condenações dos candidatos e o histórico de entrada no programa.
Setores de saúde e assistência infantil
Os empregadores da área da saúde enfrentam um dilema singular: equilibrar as leis "Ban-the-Box", que exigem práticas justas de contratação, com os padrões de segurança que protegem pacientes e funcionários. Na área da saúde, isso apresenta desafios, pois as funções podem exigir verificações rigorosas de antecedentes devido à natureza sensível do trabalho.
Muitas jurisdições oferecem isenções quando outras leis exigem a verificação de antecedentes criminais. Os regulamentos da Lei Ban the Box também oferecem isenções em circunstâncias específicas. As leis da Lei Ban the Box não se aplicam em muitos estados se uma lei diferente exigir ou permitir que você pergunte aos candidatos sobre antecedentes criminais. Por exemplo, diversas leis estaduais exigem que os empregadores perguntem sobre condenações criminais ao contratar para cargos nos setores de saúde, creche e finanças.
Principais requisitos de conformidade com a área da saúde:
- Avaliações Individualizadas: Os empregadores devem avaliar fatores como a natureza da infração, sua relevância para o trabalho e se o candidato demonstrou reabilitação.
- Requisitos de Ação Adversa: Procedimentos específicos para notificações de ações pré-adversas e períodos de espera
- Variações Específicas do Estado: Por exemplo, o Condado de Prince George exige um período de espera de sete dias antes da ação adversa final
Melhores práticas para conformidade internacional
Desenvolvimento de Políticas
Crie uma política interna que detalhe a abordagem da sua organização em relação a antecedentes criminais durante o processo de contratação. Sua política deve identificar infrações específicas que possam indicar que um candidato é inapto para desempenhar as funções exigidas e exigir que os gerentes de contratação realizem avaliações individualizadas para cada candidato.
Implementação Consistente
Se você voluntariamente introduzir uma política de "Banir a Caixa", deverá aplicá-la consistentemente. Se você perguntar sobre os antecedentes criminais dos candidatos posteriormente no processo de contratação, pergunte a todos os candidatos em consideração para a vaga. Perguntar apenas a candidatos específicos pode ser considerado discriminação.
Documentos necessários
Manter registros detalhados de:
- Fatores e decisões de avaliação individualizada
- Observe os prazos e as respostas dos candidatos
- Justificativas de necessidade empresarial para ações adversas
- Treinamento fornecido ao pessoal de contratação
Como a Foothold America apoia sua estratégia Ban-the-Box
Na Foothold America, ajudamos com sucesso empresas internacionais a superar os desafios de expansão nos EUA desde 2015. Embora não forneçamos consultoria jurídica, nossos serviços abrangentes de expansão nos EUA dão suporte à sua estratégia de contratação por meio de processos de aquisição de talentos eficientes e em conformidade.
Nosso suporte à expansão nos EUA:
- Serviço exclusivo de aquisição de talentos (ETA) – Nossa dedicada equipe de aquisição de talentos compreende os desafios que empresas internacionais enfrentam ao contratar funcionários nos Estados Unidos. Cuidamos de todos os aspectos do recrutamento, desde o desenvolvimento de descrições de vagas e triagem de currículos até a realização de entrevistas iniciais e negociação de propostas.
- Práticas de recrutamento compatíveis – Seguimos rigorosamente os regulamentos de contratação da Comissão para a Igualdade de Oportunidades de Emprego (EEOC) utilizando um Sistema de Rastreamento de Candidatos (ATS) em conformidade. Com a diversidade como um dos nossos valores corporativos fundamentais, buscamos diversos recursos para uma variedade de candidatos.
- Construção da Ponte Cultural – Definimos as expectativas dos candidatos para trabalhar com empresas internacionais e destacamos os pontos fortes da sua empresa para trabalhadores dos EUA que desejam crescimento profissional e podem hesitar em trabalhar para empresas não americanas.
- Soluções Abrangentes de Emprego – Disponível para nossos clientes EOR, PEO+, Configuração de Entidade e PPS, nosso serviço ETA integra-se perfeitamente à estrutura de emprego escolhida, fornecendo um parceiro confiável para todas as necessidades de RH dos EUA.
- Performance garantida – Com nosso processo testado e comprovado, ajudamos você a evitar erros de contratação. Nos raros casos em que o candidato escolhido não se encaixa, oferecemos uma garantia de desempenho para substituí-lo por alguém mais adequado.
Seu sucesso no mercado americano depende de encontrar os talentos certos enquanto navega por regulamentações trabalhistas complexas. Nosso serviço ETA oferece valor significativo por meio de acesso expandido a talentos, custos abaixo do mercado (até 50% de economia em taxas de aquisição de talentos) e um plano de pagamento semestral que distribui os custos de recrutamento ao longo do tempo.
Para obter orientação jurídica sobre requisitos específicos de conformidade com a proibição, recomendamos consultar advogados trabalhistas qualificados, especializados em legislação de contratação com base em oportunidades justas.
Conclusão: Conformidade estratégica para o sucesso no mercado
As leis "ban-the-box" representam uma mudança fundamental nas práticas de emprego americanas que as empresas internacionais não podem ignorar. Essas regulamentações afetam os processos de contratação na maioria dos principais mercados dos EUA, criando obrigações de conformidade e oportunidades estratégicas para acessar diversos grupos de talentos.
Empresas que adotam proativamente os princípios de contratação justa posicionam-se vantajosamente em mercados de talentos competitivos, ao mesmo tempo em que demonstram compromisso com práticas de emprego inclusivas. Aquelas que tratam a proibição da caixa como mera conformidade regulatória perdem oportunidades de diferenciar suas marcas empregadoras e acessar grupos de candidatos motivados.
O cenário regulatório continua evoluindo rapidamente, com novas jurisdições implementando requisitos ao longo de 2024 e além. Empresas internacionais que estabelecem estruturas abrangentes de proibições de uso de caixa agora evitam falhas de conformidade dispendiosas, ao mesmo tempo em que constroem vantagens competitivas sustentáveis na aquisição de talentos nos EUA.
Pronto para transformar a conformidade proibida de um desafio regulatório em uma vantagem competitiva? Entre em contato com nossa equipe de especialistas em expansão nos EUA hoje mesmo para descobrir como a Foothold America pode dar suporte à sua estratégia de contratação de oportunidades justas e acelerar seu sucesso no mercado americano.
Perguntas frequentes sobre as leis de proibição de caixas nos EUA
Obtenha respostas para todas as suas perguntas e dê o primeiro passo em direção à expansão dos seus negócios nos EUA.
As leis que proíbem a verificação de antecedentes criminais em grandes jurisdições, como Nova York, São Francisco e o Distrito de Columbia, mudaram fundamentalmente a forma como os empregadores podem realizar uma verificação de antecedentes criminais. Essas políticas de oportunidade justa proíbem perguntas sobre os antecedentes criminais de um candidato em candidaturas iniciais, exigindo que os empregadores esperem até que uma oferta de emprego condicional seja feita antes de realizar uma verificação de antecedentes criminais. A campanha da caixa eliminou com sucesso a caixa de seleção que perguntava sobre antecedentes criminais desde os estágios iniciais da contratação. Em níveis locais, essas jurisdições implementaram algumas das políticas de oportunidade justa mais abrangentes do país, garantindo que as qualificações de um candidato sejam avaliadas primeiro, sem que o estigma do histórico criminal crie barreiras indevidas às oportunidades de emprego tanto no setor privado quanto para contratantes governamentais.
Os requisitos da legislação local variam significativamente, mas a maioria das jurisdições exige que os empregadores forneçam informações adicionais ao tomar decisões de contratação adversas com base em antecedentes criminais. Por exemplo, o Condado de Los Angeles exige uma linguagem específica nos anúncios de emprego, afirmando que "Candidatos qualificados com antecedentes criminais ou de prisão serão considerados para emprego de acordo com a Portaria de Chance Justa do Condado de Los Angeles para Empregadores e a Lei de Chance Justa da Califórnia". Quando os empregadores descobrem antecedentes criminais após uma oferta de emprego condicional, eles devem conduzir avaliações individualizadas e fornecer notificações de ação adversa prévia. Essas notificações devem incluir informações específicas sobre o histórico criminal que embasou a decisão, cumprir os requisitos da Lei de Relatórios de Crédito Justo e dar aos candidatos tempo para responder com circunstâncias atenuantes ou evidências de reabilitação.
Contratados governamentais enfrentam dupla obrigação de conformidade, tanto sob as políticas federais de oportunidade justa quanto sob as leis estaduais/locais de proibição de acesso. A Lei Federal de Chance Justa proíbe contratados governamentais de perguntar sobre os antecedentes criminais de um candidato antes de fazer uma oferta de emprego condicional para cargos relacionados a contratos federais. No entanto, existem isenções para cargos que exigem acesso a informações confidenciais, funções de segurança nacional ou funções de aplicação da lei. Os contratados devem ser particularmente cuidadosos, pois violações podem resultar em suspensão de contrato, retenção de pagamento e inelegibilidade para futuros contratos federais. A definição de cargos "relacionados" a contratos federais permanece com interpretação ampla, o que significa que os contratados frequentemente aplicam esses requisitos de forma mais abrangente do que o inicialmente previsto para evitar riscos de conformidade.
Sim, existem preocupações significativas sobre discriminação racial ao usar verificações de antecedentes criminais, e é por isso que as políticas de oportunidade justa ganharam força nos últimos anos. A Comissão para a Igualdade de Oportunidades de Emprego constatou que políticas que excluem pessoas com antecedentes criminais podem criar uma taxa maior de impacto desigual em classes protegidas, afetando particularmente minorias raciais de forma desproporcional. Isso pode constituir discriminação racial indireta, mesmo quando não intencionalmente discriminatória. Os empregadores devem garantir que suas políticas de antecedentes criminais não criem barreiras indevidas para grupos protegidos e devem tratar candidatos com antecedentes criminais semelhantes de forma consistente. O requisito de avaliação individualizada ajuda os empregadores a avaliar cada caso de forma justa, considerando fatores como a natureza da infração, o tempo decorrido e a relação com o trabalho para evitar práticas discriminatórias.
A implementação estratégica de políticas de oportunidades justas permite que os empregadores acessem pools de talentos mais amplos, mantendo a conformidade em todas as jurisdições. Nos últimos anos, mais empresas adotaram voluntariamente essas práticas, mesmo quando não são legalmente exigidas, reconhecendo que a remoção de barreiras indevidas abre acesso a candidatos motivados. As principais etapas de implementação incluem a atualização dos formulários de emprego para remover perguntas sobre antecedentes criminais, o treinamento de gerentes de contratação em procedimentos de avaliação individualizados e a garantia da conformidade com os requisitos da legislação local em cada jurisdição operacional. Empresas como a Foothold America ajudam empresas internacionais a navegar por esses requisitos complexos por meio de práticas de recrutamento compatíveis que seguem rigorosamente as diretrizes da Comissão de Oportunidades Iguais de Emprego. O setor privado cada vez mais vê a contratação de oportunidades justas como uma necessidade de conformidade e uma vantagem competitiva, pois demonstra o compromisso com o emprego inclusivo e, ao mesmo tempo, expande os pools de talentos em mercados de trabalho competitivos.
FALE CONOSCO
Entre em contato
Preencha o formulário abaixo, e um dos nossos especialistas em expansão nos EUA entrará em contato com você em breve para agendar uma reunião. Durante a ligação, discutiremos seus requisitos de negócios, mostraremos nossos serviços com mais detalhes e responderemos a quaisquer perguntas que você possa ter.
