Seguro de invalidez estatal nos EUA

Quando sua empresa fintech sediada em Londres contrata seu primeiro funcionário na Califórnia, você recebe, em poucos dias, um aviso sobre as exigências de retenção do Seguro de Invalidez Estadual (SDI). Seu diretor de RH em Dublin pergunta o que significa SDI, se é obrigatório em todos os estados e qual o custo.

Você não está sozinho. Empresas internacionais que se expandem para os Estados Unidos frequentemente descobrem programas de seguro estaduais obrigatórios que não existem na maioria dos outros países, criando obrigações de conformidade que pegam até mesmo empresas globais experientes de surpresa.

Diferentemente do auxílio-doença obrigatório no Reino Unido ou dos programas de benefícios sociais por doença na Irlanda, financiados por meio de impostos gerais, cinco estados dos EUA exigem que os empregadores forneçam um Seguro Estadual de Invalidez por meio de uma combinação de descontos na folha de pagamento dos funcionários e, em alguns casos, contribuições do empregador.

Esses programas obrigatórios oferecem reposição salarial parcial aos trabalhadores que não podem exercer suas funções devido a doenças, lesões ou gravidez não relacionadas ao trabalho. Para empresas europeias acostumadas a sistemas nacionais de emprego mais uniformes, lidar com essa complexa rede de exigências de seguro por invalidez, que varia de estado para estado, representa um dos aspectos mais desafiadores da entrada no mercado americano.

O que é o seguro de invalidez estadual e por que ele é importante?

O Seguro de Invalidez Estadual (SDI) oferece uma compensação salarial temporária aos funcionários que não podem trabalhar devido a doenças, lesões ou gravidez não relacionadas ao trabalho. Se o seu funcionário na Califórnia quebrar a perna esquiando no fim de semana, ele poderá solicitar o benefício do SDI durante a recuperação. Se o seu funcionário em Nova Jersey precisar de cirurgia devido a um problema de saúde, o SDI fornecerá uma renda parcial durante o período de recuperação. Se a sua funcionária grávida em Nova York tirar licença médica para dar à luz, o SDI substituirá uma parte do seu salário.

O Seguro de Incapacidade Temporária (SDI) existe para proteger os trabalhadores da perda de renda durante incapacidades temporárias que os impeçam de exercer suas funções. A palavra-chave é "temporária". Esses programas oferecem benefícios de curto prazo, geralmente por algumas semanas ou meses, e não auxílio por invalidez permanente.

O que a SDI abrange:

• Doença ou lesão não relacionada ao trabalho
• Cirurgia e período de recuperação
• Gravidez e parto
• Problemas de saúde mental que exigem afastamento do trabalho
• Incapacidades temporárias que impedem o desempenho no trabalho

O que a SDI NÃO cobre:

• Lesões ou doenças relacionadas ao trabalho (cobertas pela indenização trabalhista)
• Incapacidades de longo prazo ou permanentes (cobertas por Seguro de invalidez da Previdência Social federal)
• Desemprego (coberto pelo seguro-desemprego estadual)
• Afastamento do trabalho por motivos que não sejam incapacidade médica.

Apenas cinco estados exigem programas de Seguro de Invalidez Temporária (SDI): Califórnia, Havaí, Nova Jersey, Nova York e Rhode Island. Porto Rico também mantém um programa obrigatório semelhante. Nos 45 estados restantes, a cobertura de invalidez temporária é opcional. Os empregadores podem optar por oferecê-la como um benefício voluntário, mas nenhuma lei estadual a exige.

Para empregadores internacionais, isso representa um desafio de conformidade. Sua empresa pode ter funcionários no Texas (sem exigência de SDI) e na Califórnia (SDI obrigatório). Você precisa de processos de folha de pagamento diferentes, comunicações diferentes com os funcionários e administração de benefícios diferente para trabalhadores em diferentes estados. Essa variação de estado para estado difere fundamentalmente dos sistemas europeus, onde os programas nacionais se aplicam uniformemente em todo o país.

Por que as empresas internacionais precisam entender a SDI (Investigação de Segurança e Desenvolvimento)

O seguro estatal de invalidez é importante para empregadores internacionais por três razões cruciais: conformidade legal, planejamento de custos e expectativas dos funcionários.

Conformidade legal: O Seguro Social por Incapacidade (SDI) é obrigatório em cinco estados. Se você contratar pelo menos um funcionário na Califórnia, Havaí, Nova Jersey, Nova York ou Rhode Island, deverá cumprir os requisitos do SDI desse estado. Não há limite mínimo de funcionários, período de carência ou isenção para empresas estrangeiras. Sua primeira contratação aciona todas as obrigações de conformidade, incluindo o registro em órgãos estaduais, a retenção na fonte, a declaração trimestral e o recolhimento das contribuições.

Planejamento de custos: As contribuições para o Seguro de Invalidez Estatutária (SDI) afetam seus custos totais de mão de obra. Embora os funcionários normalmente financiem a maior parte dos custos do SDI por meio de descontos na folha de pagamento, os empregadores arcam com despesas administrativas e, em alguns estados, com obrigações de contribuição direta. Na Califórnia, a taxa de contribuição do funcionário de 1.3% sobre salários ilimitados significa que um funcionário que ganha US$ 150,000 paga US$ 1,950 anualmente em SDI. Nova Jersey exige contribuições tanto do funcionário quanto do empregador para o Seguro de Invalidez Temporária. O Havaí exige que os empregadores paguem pelo menos 50% dos custos do prêmio do TDI. Compreender esses custos antecipadamente evita surpresas no orçamento à medida que você expande as contratações nos EUA. Saiba mais sobre Requisitos de conformidade trabalhista da Califórnia.

Expectativas do funcionário: Os trabalhadores americanos em estados com Seguro de Invalidez Estadual (SDI) compreendem esses benefícios e os consideram em suas decisões de emprego. Sua capacidade de explicar como o SDI funciona, quando os funcionários podem solicitar os benefícios e quanto receberão demonstra competência em RH e aumenta a confiança dos funcionários. A má gestão do SDI gera confusão, violações de conformidade e problemas de relacionamento com os funcionários, prejudicando a imagem da sua empresa no competitivo mercado de trabalho americano. Para saber mais sobre o que os funcionários americanos esperam, leia nosso guia sobre benefícios para funcionários em tempo integral nos EUA.

Os cinco estados com programas SDI obrigatórios

Compreender os requisitos específicos de cada estado é essencial para o cumprimento das normas. Embora os cinco estados ofereçam reposição salarial durante o afastamento temporário por incapacidade, as taxas de contribuição, os cálculos dos benefícios e os processos administrativos diferem significativamente. Veja a seguir o que os empregadores internacionais precisam saber sobre cada estado.

Seguro de invalidez do estado da Califórnia

Agência Administradora: Departamento de Desenvolvimento de Emprego da Califórnia (EDD)
Nome do programa: Seguro de invalidez estadual (SDI)
Ano Estabelecido: 1946

Contribuições dos funcionários para 2026:
Na Califórnia, os funcionários pagam 1.3% de todos os seus salários, sem teto salarial. Um funcionário que ganha US$ 100,000 paga US$ 1,300 anualmente. Um funcionário que ganha US$ 200,000 paga US$ 2,600 anualmente. A Califórnia eliminou o teto salarial em 1º de janeiro de 2024, o que significa que todos os salários estão sujeitos à retenção do SDI (Seguro de Incapacidade Estadual) ao longo do ano.

Contribuições do Empregador para 2026:
Nenhuma para o programa estadual. O Seguro de Invalidez da Califórnia (SDI) é financiado integralmente por meio de descontos na folha de pagamento dos funcionários. No entanto, os empregadores que estabelecem Planos Voluntários aprovados devem arcar com qualquer diferença entre as contribuições dos funcionários e os custos reais do plano.

Benefício semanal máximo:
US$ 1,765 por semana para solicitações de seguro por invalidez e licença familiar remunerada.

Cálculo de benefícios:
De 60% a 70% do salário, dependendo do nível de rendimentos. Os trabalhadores com rendimentos mais baixos recebem percentagens de reposição salarial mais elevadas (até 90% para aqueles que ganham menos de aproximadamente 65,000 dólares por ano).

Duração do benefício:
Até 52 semanas de seguro por invalidez. Até 8 semanas de licença familiar remunerada.

Período de espera:
7 dias consecutivos (sem remuneração) antes do início do recebimento do benefício.

Como cumprir:
Os empregadores devem se registrar junto ao Califórnia EDDA Califórnia retém 1.3% de todos os salários dos funcionários e repassa as contribuições trimestralmente. Embora permita que os empregadores criem Planos Voluntários aprovados como alternativa ao programa estadual, a maioria participa do programa administrado pelo estado.

Seguro de invalidez temporária do Havaí

Agência Administradora: Divisão de Compensação por Incapacidade do Havaí
Nome do programa: Seguro de Incapacidade Temporária (TDI)
Ano Estabelecido: 1969

Contribuições dos funcionários para 2026:
Até 0.5% do salário semanal, com um limite máximo de $7.50 por semana ($390 por ano). A contribuição real depende dos custos do plano de saúde, mas não pode exceder esses limites máximos legais.

Contribuições do Empregador para 2026:
Os empregadores pagam pelo menos 50% do custo do prêmio do seguro de invalidez temporária. O valor exato varia de acordo com a seguradora e o plano escolhido.

Benefício semanal máximo:
$ 871 por semana.

Cálculo de benefícios:
58% do salário semanal médio. Se o salário semanal médio de um funcionário for inferior a US$ 26, o benefício será igual ao salário real, mas não poderá ultrapassar US$ 14.

Duração do benefício:
Até 26 semanas.

Período de espera:
7 dias consecutivos (sem remuneração) antes do início do recebimento do benefício.

Como cumprir:
Os empregadores devem fornecer cobertura de TDI (Incapacidade Temporária por Doença) por meio de um dos três métodos a seguir: comprando seguro de uma seguradora autorizada, adotando um plano de autogestão aprovado pela Divisão de Compensação por Incapacidade ou por meio de um acordo coletivo de trabalho com benefícios equivalentes de licença médica. Os empregadores retêm a contribuição do empregado (até US$ 7.50 por semana) e pagam sua parte dos prêmios diretamente à seguradora.

Seguro de invalidez temporária de Nova Jersey

Agência Administradora: Departamento de Trabalho e Desenvolvimento da Força de Trabalho de Nova Jersey
Nome do programa: Seguro de Incapacidade Temporária (TDI) e Seguro de Licença Familiar (FLI)
Ano Estabelecido: 1948

Contribuições dos funcionários para 2026:

• TDI: 0.19% dos primeiros US$ 171,100 em salários (máximo de US$ 325.09 anuais)
• FLI: 0.23% dos primeiros US$ 171,100 em salários (máximo de US$ 393.53 anuais)
• Contribuição máxima total do funcionário: US$ 718.62 anualmente.

Contribuições do Empregador para 2026:

• Apenas para o TDI: 0.10% a 0.75% dos primeiros US$ 44,800 por funcionário (a taxa varia de acordo com a classificação de experiência do empregador, variando de US$ 44.80 a US$ 336.00 anualmente por funcionário).
• FLI: Nenhuma. O Seguro de Licença Familiar é financiado integralmente pelos funcionários.

Benefício semanal máximo:
US$ 1,119 por semana para TDI e FLI.

Cálculo de benefícios:
85% do salário semanal médio.

Duração do benefício:

• TDI: Até 26 semanas
• FLI: 12 semanas para criar laços com um novo filho; varia para cuidados familiares.

Período de espera:
7 dias (sem remuneração) antes do início do recebimento dos benefícios.

Como cumprir:
Os empregadores devem se registrar na Divisão de Contas do Empregador, reter as contribuições para o TDI (Seguro de Incapacidade Temporária) e o FLI (Seguro de Vida Familiar) dos salários dos funcionários, fazer as contribuições patronais para o TDI e repassá-las trimestralmente. Nova Jersey permite planos privados aprovados como alternativa ao programa estadual.

Lei de Benefícios por Incapacidade de Nova York

Agência Administradora: Conselho de Compensação dos Trabalhadores de Nova York
Nome do programa: Lei de Benefícios por Incapacidade (DBL) e Licença Familiar Remunerada (PFL)
Ano Estabelecido: 1949

Contribuições dos funcionários para 2026:

• DBL: Até 0.5% do salário semanal, com um limite máximo de $0.60 por semana ($31.20 por ano).
• PFL: 0.432% do salário, com um limite máximo de $411.91 anuais.
• Contribuição máxima total do funcionário: US$ 443.11 anualmente.

Contribuições do Empregador para 2026:
Os empregadores pagam os prêmios do seguro DBL (menos as contribuições dos funcionários). Os custos dos prêmios variam de acordo com a seguradora e o perfil dos funcionários. Os empregadores não contribuem para o PFL (financiado exclusivamente pelos funcionários).

Benefício semanal máximo:

• DBL: US$ 170 por semana
• PFL: US$ 1,228.53 por semana

Cálculo de benefícios:

• DBL: 50% do salário semanal médio
• PFL: 67% do salário semanal médio

Duração do benefício:

• DBL: Até 26 semanas
• PFL: 12 semanas
• A combinação de DBL e PFL não pode exceder 26 semanas em qualquer período de 52 semanas.

Período de espera:
7 dias para DBL (não pago). Sem período de espera para PFL.

Como cumprir:
Os empregadores devem adquirir cobertura de Licença Familiar Remunerada (DBL) de uma seguradora privada aprovada ou autoassegurar-se com a aprovação do estado. Não existe um fundo de seguro administrado pelo estado. Os empregadores retêm as contribuições para DBL e Licença Familiar Remunerada (PFL) dos salários dos funcionários e as repassam à sua seguradora. O Fundo de Seguro do Estado de Nova York oferece cobertura para empregadores que não conseguem obter seguro privado. Saiba mais sobre o programa de Licença Familiar Remunerada de Nova York em [link para o programa]. paidfamilyleave.ny.gov.

Seguro de invalidez temporária de Rhode Island

Agência Administradora: Departamento de Trabalho e Treinamento de Rhode Island
Nome do programa: Seguro de Incapacidade Temporária (TDI) e Seguro de Cuidador Temporário (TCI)
Ano Estabelecido: 1942

Contribuições dos funcionários para 2026:
1.1% dos primeiros US$ 100,000 em salários (máximo de US$ 1,100 anuais).

Contribuições do Empregador para 2026:
Nenhuma. O programa TDI/TCI de Rhode Island é financiado integralmente por meio de descontos na folha de pagamento dos funcionários.

Benefício semanal máximo:
$ 1,103 por semana (benefício base). Auxílios adicionais por dependentes disponíveis: o maior valor entre $ 20 ou 7% do valor do benefício para até cinco filhos dependentes.

Cálculo de benefícios:
4.62% ​​dos salários pagos no trimestre de maior rendimento durante o período base (os primeiros quatro dos últimos cinco trimestres civis completos).

Duração do benefício:

• TDI: Até 30 semanas
• TCI: 8 semanas (aumento de 7 semanas a partir de 1º de janeiro de 2026)

Período de espera:
É necessário estar desempregado por pelo menos 7 dias consecutivos (sem remuneração) antes de ter direito ao benefício.

Como cumprir:
Os empregadores devem participar do programa estadual. Rhode Island não permite alternativas de seguro privado. Os empregadores se registram no Departamento de Trabalho e Treinamento, retêm 1.1% dos salários dos funcionários (até US$ 100,000 anualmente) e repassam as contribuições trimestralmente.

Como a SDI difere dos sistemas europeus de seguro social

Empresas europeias que entram no mercado americano frequentemente tentam entender o SDI (Seguro de Doença Estatutário) comparando-o a programas conhecidos, como o Auxílio-Doença Estatutário do Reino Unido, o Auxílio-Doença da Irlanda ou o Krankengeld da Alemanha. Embora esses programas compartilhem o objetivo de apoiar os trabalhadores durante a doença, diferenças fundamentais em estrutura, financiamento e administração tornam as comparações diretas complexas.

A diferença mais significativa reside na ausência de um programa nacional unificado. Ao contrário dos países europeus, onde um único sistema nacional se aplica a todos os trabalhadores em todo o país, os EUA possuem cinco programas estaduais distintos, com diferentes taxas de contribuição, níveis de benefícios e processos administrativos. Os 45 estados restantes não exigem qualquer cobertura de seguro de invalidez de curto prazo. As empresas europeias que operam em vários estados americanos devem gerir diferentes obrigações de seguro de invalidez de curto prazo em cada localidade.

As estruturas de financiamento diferem substancialmente. A maioria dos sistemas de seguro social europeus divide os custos entre empregadores e empregados, frequentemente com contribuições significativas dos empregadores. Em contraste, a Califórnia e Rhode Island financiam o Seguro de Invalidez Estatutária (SDI) inteiramente por meio de descontos na folha de pagamento dos empregados, sem contribuições diretas dos empregadores para os programas estaduais. O Havaí exige que os empregadores paguem pelo menos 50% dos custos do prêmio do Seguro de Invalidez Temporária (TDI). Nova Jersey exige contribuições dos empregadores para o TDI (mas não para o Seguro de Vida Familiar - FLI). Nova York exige que os empregadores paguem os prêmios do seguro de invalidez (DBL) (menos as contribuições dos empregados), mas não os prêmios do Seguro de Vida Familiar Remunerada (PFL). A divisão de custos entre empregadores e empregados varia drasticamente entre os estados com SDI.

Talvez o mais importante seja que o SDI (Seguro de Incapacidade Estatutário) oferece reposição de renda sem garantia de emprego. Na maioria dos países europeus, os programas de seguro social incluem forte proteção ao emprego durante o afastamento por doença. Os trabalhadores americanos que recebem benefícios do SDI não têm garantia automática de emprego, a menos que se enquadrem em leis específicas, como a Lei de Licença Familiar e Médica (Family and Medical Leave Act). Essa separação entre reposição de renda e garantia de emprego confunde muitos empregadores internacionais acostumados a sistemas integrados.

Seguro de invalidez estadual dos EUA versus sistemas europeus (principais diferenças)

Compreender essas diferenças ajuda os empregadores internacionais a definir expectativas realistas, a elaborar orçamentos adequados e a evitar erros de conformidade baseados em suposições do país de origem.

Integração com outras leis de licença

Os programas de licença remunerada interagem com as leis federais e estaduais sobre licenças, criando oportunidades e desafios de conformidade para os empregadores. Compreender como os diferentes direitos a licenças se coordenam ajuda os empregadores a fornecer informações precisas aos funcionários e a evitar violações.

Lei Federal de Licença Familiar e Médica (FMLA)

O processo de Lei Federal de Licença Familiar e Médica A Lei de Licença Médica Familiar (FMLA) garante aos funcionários elegíveis até 12 semanas de licença não remunerada com garantia de emprego em casos de problemas graves de saúde, cuidados familiares e outros motivos qualificados. A FMLA aplica-se a empregadores com 50 ou mais funcionários e abrange trabalhadores que atendam aos requisitos de tempo de serviço e jornada de trabalho.

Quando a deficiência de um funcionário se qualifica tanto para os benefícios do SDI quanto para a proteção da FMLA, as licenças geralmente ocorrem simultaneamente. Um funcionário se recuperando de uma cirurgia pode receber o auxílio-doença do SDI enquanto estiver em licença com proteção de emprego garantida pela FMLA. O programa SDI fornece renda. A FMLA garante a proteção do emprego. Nenhuma das leis exige a outra. Um funcionário pode se qualificar para o SDI sem atender aos critérios de elegibilidade da FMLA, ou pode esgotar a proteção da FMLA enquanto ainda recebe os benefícios do SDI.

Note que, mesmo com um único funcionário trabalhando por meio de um Empregador Registrado (EOR, na sigla em inglês), os funcionários podem ser elegíveis para a FMLA, pois a elegibilidade é baseada no número total de funcionários do EOR, que normalmente excede 50.

Os empregadores devem acompanhar os dois benefícios separadamente e fornecer aos funcionários os avisos necessários para cada programa. Os pedidos de auxílio-doença não acionam automaticamente a licença FMLA, e os empregadores devem avaliar a elegibilidade para a FMLA de forma independente quando os funcionários precisarem de licença por invalidez. Para obter mais informações sobre os requisitos da FMLA, visite o site da FMLA. Página da FMLA do Departamento do Trabalho dos EUA.

Leis estaduais sobre licença familiar e médica

Diversos estados aprovaram leis de licença familiar e médica que ampliam as proteções da FMLA federal. Lei dos Direitos da Família da CalifórniaA Lei de Licença Familiar Remunerada de Nova York e a Lei de Licença Familiar de Nova Jersey oferecem proteções adicionais que se coordenam com os programas de Seguro de Incapacidade Suplementar (SDI).

Essas leis estaduais geralmente oferecem proteção ao emprego durante períodos em que os funcionários recebem benefícios de Seguro de Incapacidade Estadual (SDI) ou Licença Familiar Remunerada (PFL). Compreender como as leis estaduais de licença interagem com o SDI exige uma análise cuidadosa dos requisitos de elegibilidade, empregadores abrangidos, motivos de qualificação e regras de coordenação de benefícios. Muitos empregadores internacionais consideram essas interações confusas porque os programas são administrados por agências diferentes, com requisitos distintos de notificação e certificação. Mantenha-se atualizado com Alterações na legislação trabalhista de 2025 afetando as políticas de licença.

Coordenação de Compensação de Trabalhadores

Os programas SDI excluem explicitamente lesões e doenças relacionadas ao trabalho cobertas por seguro de acidentes de trabalhoQuando a condição de um funcionário pode se enquadrar em qualquer um dos programas, uma análise cuidadosa determina o caminho de reivindicação apropriado. Um funcionário que se lesiona em um acidente de carro durante o trajeto para o trabalho geralmente se qualifica para o Seguro de Incapacidade Temporária (SDI), enquanto uma lesão ocorrida durante o desempenho das funções laborais aciona o seguro de acidentes de trabalho.

Por vezes, os empregadores enfrentam situações em que as seguradoras de acidentes de trabalho negam os pedidos de indenização, deixando os funcionários sem qualquer compensação de rendimento. Alguns programas de Seguro de Incapacidade Temporária (SDI) permitem que os funcionários solicitem os benefícios do SDI enquanto contestam as negativas da seguradora de acidentes de trabalho, com requisitos de reembolso caso a seguradora de acidentes de trabalho seja responsável pelo pagamento. Compreender estas regras de coordenação ajuda os empregadores a orientar os funcionários de forma eficaz e a evitar potenciais responsabilidades.

Como garantir a conformidade com a SDI

Cadastre-se antes de contratar: Conclua o registro SDI junto à agência estadual competente antes que seu primeiro funcionário inicie suas atividades. Os processos de registro variam de estado para estado, mas geralmente exigem o número de identificação do empregador, informações comerciais e dados bancários para o repasse do valor.

Atualizar os sistemas de folha de pagamento anualmente: Revise e atualize as taxas de retenção do SDI (Seguro Social por Incapacidade) todo mês de janeiro. Verifique os limites salariais, as porcentagens de contribuição e os cronogramas de remessa para cada estado onde você emprega trabalhadores.

Fornecer os avisos necessários aos funcionários: Distribua informações sobre o programa SDI aos novos funcionários e afixe ​​os avisos necessários em locais acessíveis. Mantenha a documentação que comprove a distribuição dos avisos para fins de auditoria de conformidade.

Registre as contribuições com precisão: Implemente sistemas de folha de pagamento que calculem corretamente as retenções do Seguro Social por Incapacidade (SDI) com base nas regras específicas de cada estado. Empresas com atuação em múltiplos estados precisam de sistemas capazes de aplicar taxas e limites diferentes aos funcionários em cada estado.

Considere suporte profissional: Muitos empregadores internacionais trabalham com Empregador de serviços de registro or Organizações de empregadores profissionais Durante a entrada inicial no mercado dos EUA, para lidar com o registro, retenção e conformidade do SDI, enquanto se desenvolvem capacidades internas.

Como a Foothold America ajuda empresas internacionais

A Foothold America apoia empresas internacionais na adaptação aos requisitos da Iniciativa de Desenvolvimento Sustentável (SDI) e em desafios mais amplos de conformidade trabalhista nos EUA, por meio de serviços especializados concebidos para a expansão internacional.

Nosso serviço de Empregador Registrado (EOR) cuida de todo o registro, retenção, remessa e declaração do SDI, atuando como o empregador legal da sua força de trabalho nos EUA. Gerenciamos os requisitos específicos de cada estado nos cinco estados que adotam o SDI, mantendo-nos atualizados com as mudanças anuais nas taxas e os requisitos de notificação, para que você não precise se preocupar. Para empresas que ainda não estão prontas para estabelecer operações de folha de pagamento nos EUA, nosso serviço de EOR oferece conformidade imediata com o SDI desde a primeira contratação. Saiba mais sobre Escolher o Empregador de Registro correto é fundamental..

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